Căutați sfaturi pentru a deveni un profesionist Excel?
Nimeni nu poate nega importanța stăpânirii Excel în birou.
Cu toate acestea, atât începătorii, cât și utilizatorii experimentați nu știu neapărat toate sfaturile utile.
Iată deci 20 de sfaturi și trucuri pentru a vă transforma într-un Microsoft Excel pro:
1. Un singur clic pentru a selecta toate
Este posibil să știți cum să selectați toate celulele folosind Control (Ctrl) + O comandă rapidă de pe tastatură.
Dar puțini utilizatori știu că, cu un singur clic al butonului din colț, așa cum se arată mai jos, toate datele sunt selectate instantaneu.
2. Deschideți mai multe fișiere în același timp
Când trebuie să utilizați mai multe fișiere în același timp, în loc să le deschideți unul câte unul, există un truc pentru a le deschide pe toate cu un singur clic.
Selectați fișierele pe care doriți să le deschideți și apăsați tasta Enter. Toate fișierele se vor deschide simultan.
3. Comutați între mai multe fișiere Excel
Când aveți mai multe foi de calcul deschise, nu este foarte convenabil să comutați între ele.
Și dacă aveți nenorocirea de a utiliza fișierul greșit, vă puteți compromite întregul proiect.
Utilizați comanda rapidă Ctrl + Tab pentru a comuta cu ușurință între fișiere.
4. Adăugați o nouă comandă rapidă în meniu
În mod implicit, există 3 comenzi rapide în meniul de sus care sunt Salvare, Anulare și Refacere.
Dar dacă doriți să utilizați mai multe comenzi rapide, cum ar fi Copiere și lipire, de exemplu, le puteți adăuga astfel:
Fișier -> Opțiuni -> Bara de instrumente -> Acces rapid și adăugați tăiere și lipire de la stânga la dreapta coloană și salvați.
Veți vedea apoi 2 comenzi rapide adăugate în meniul de sus.
5. Adăugați o linie diagonală la o celulă
Când creați, de exemplu, o listă de adrese ale clienților, poate fi necesar să creați o linie separatoare diagonală în prima celulă.
Acest lucru este util pentru diferențierea între informații despre coloane și rânduri. Dar cum faci asta?
Faceți clic dreapta pe celulă, apoi faceți clic pe Formatare celule, margini și, în cele din urmă, pe butonul din dreapta jos (diagonală în jos) și validați.
6. Adăugați mai multe coloane sau rânduri în același timp
Cu siguranță știi cum să adaugi un rând nou sau o coloană nouă.
Dar această metodă pierde mult timp. Deoarece trebuie să repetați operația de câte ori aveți coloane sau rânduri de adăugat.
Cea mai bună soluție este să selectați mai multe coloane sau mai multe rânduri, apoi faceți clic dreapta pe selecție și alegeți „Inserați” din meniul derulant.
Noile rânduri vor fi apoi inserate deasupra rândului sau în stânga coloanei pe care ați selectat-o mai întâi.
7. Mutați rapid datele din mai multe celule
Dacă doriți să mutați o coloană de date într-o foaie de lucru, cel mai rapid mod este să alegeți coloana și apoi să puneți indicatorul peste marginea coloanei.
Și când se transformă într-o pictogramă cu săgeți încrucișate, faceți clic pe ea și lăsați să apăsați pentru a muta liber coloana unde doriți.
Ce se întâmplă dacă trebuie să copiați și datele? Doar apăsați tasta Control (Ctrl) înainte de a muta coloana. Noua coloană va copia toate datele selectate.
8. Ștergeți rapid celulele goale
Când completați informații pentru muncă, uneori lipsesc datele. Ca urmare, unele celule rămân goale.
Dacă trebuie să eliminați acele celule goale pentru a vă menține calculele corecte, mai ales atunci când faceți o medie, cel mai rapid mod este să filtrați toate celulele goale și să le eliminați cu un singur clic.
Alegeți coloana pe care doriți să o filtrați, apoi faceți clic pe Date și filtru. Faceți clic pe Deselectați și alegeți ultima opțiune numită Celule goale.
Toate celulele goale sunt astfel selectate. Trebuie doar să le ștergeți pentru a le face să dispară.
9. Cum se face o căutare dură
S-ar putea să știți cum să activați Căutarea rapidă utilizând comanda rapidă Ctrl + F.
Dar știați că este posibil să faceți o căutare brută folosind simbolurile? (semn de întrebare) și * (asterisc)?
Aceste simboluri sunt utilizate atunci când nu sunteți sigur ce rezultate căutați. Semnul de întrebare trebuie utilizat pentru a înlocui un singur caracter și asteriscul pentru unul sau mai multe caractere.
Și dacă vă întrebați cum să căutați un semn de întrebare sau un asterisc, trebuie doar să adăugați simbolul Wave ~ în fața acestuia ca mai jos.
10. Cum se extrag valori unice dintr-o coloană
Ați avut vreodată o matrice în care doriți să extrageți valorile unice dintr-o coloană?
Sigur sunteți familiarizați cu funcția de filtrare Excel, dar nu mulți oameni folosesc filtrul avansat.
Cu toate acestea, este util pentru extragerea valorilor unice dintr-o coloană. Faceți clic pe coloana relevantă, apoi accesați Date -> Avansat. Va apărea o fereastră pop-up.
În această fereastră pop-up, faceți clic pe Copiere într-o altă locație. Apoi alegeți unde doriți să copiați valorile unice completând câmpul Copiere în. Pentru a completa acest câmp, puteți face clic direct pe zona pe care ați ales-o. Acest lucru evită tastarea valorilor precise.
Tot ce trebuie să faceți este să bifați caseta Extragere fără duplicat și să faceți clic pe OK. Valorile unice vor fi apoi copiate în coloana pe care ați specificat-o și pot fi astfel comparate cu datele din coloana de pornire.
Din acest motiv, se recomandă să copiați valorile unice într-o locație nouă.
11. Restricționați datele introduse cu funcția de validare a datelor
Pentru a menține coerența datelor, uneori trebuie să restricționați valorile pe care utilizatorii le pot introduce într-o celulă.
În exemplul de mai jos (în engleză), vârsta oamenilor trebuie să fie un număr întreg. Și toți cei care participă la acest sondaj trebuie să aibă vârsta cuprinsă între 18 și 60 de ani.
Pentru a vă asigura că participanții din afara acestei grupe de vârstă nu introduc date, accesați Date -> Validarea datelor și adăugați criteriile de validare.
Apoi faceți clic pe fila Intrare mesaj și introduceți un mesaj ca acesta "Vă rugăm să utilizați un număr întreg pentru a indica vârsta dvs. Vârsta trebuie să aibă între 18 și 60 de ani."
Utilizatorii vor primi astfel acest mesaj atunci când trec mouse-ul peste celulele afectate și vor primi un mesaj de avertizare dacă vârsta introdusă se află în afara acestui interval de vârstă.
12. Navigare rapidă cu Ctrl + butonul săgeată
Când faceți clic pe Ctrl + orice tastă săgeată de pe tastatură, puteți trece la cele 4 colțuri ale foii de lucru într-o clipită.
Dacă trebuie să treceți la ultimul rând al datelor dvs., încercați să faceți clic pe Ctrl + săgeată în jos.
13. Transformați un rând într-o coloană
Trebuie să vă afișați datele în coloane cât timp sunt online?
Nu este nevoie să retipezi toate datele. Iată cum să o faci.
Copiați zona pe care doriți să o transformați într-o coloană. Apoi plasați cursorul pe celula rândului în care urmează să fie plasate datele.
Editați, apoi lipiți special. Bifați caseta Transposed și faceți clic pe OK. Și gata, datele dvs. sunt acum afișate în coloană.
Rețineți că acest truc funcționează și pentru a transforma o coloană într-un rând.
14. Ascundeți datele cu atenție
Aproape toți utilizatorii Excel știu cum să ascundă datele făcând clic dreapta și alegând Ascunde.
Dar îngrijorarea este că se poate vedea cu ușurință dacă aveți puține date pe foaia de calcul.
Cel mai bun și mai simplu mod de a ascunde datele cu grijă este să folosiți un format de celulă special.
Pentru a face acest lucru, alegeți zona de mascat, apoi faceți clic dreapta pentru a alege Formatarea celulelor.
Alegeți Personalizat și plasați cursorul în Tip. Tastați codul ";;;" fără ghilimele. Apăsați OK. Conținutul celulei este acum invizibil.
Aceste date vor fi vizibile numai în zona de previzualizare de lângă butonul Funcție.
15. Combinați conținutul mai multor celule într-o singură
Nu este nevoie să utilizați formule complicate pentru a combina conținutul mai multor celule. Atâta timp cât știți să utilizați simbolul &, nu trebuie să vă faceți griji.
Mai jos sunt 4 coloane cu text diferit în fiecare. Dar cum le combinați în 1?
Selectați o celulă în care doriți să afișați rezultatul. Apoi utilizați formula cu & așa cum se arată mai jos pe captura de ecran.
În cele din urmă, tastați Enter, astfel încât toate conținuturile A2, B2, C2 și D2 să fie combinate într-o singură celulă, ceea ce va da LizaUSA25 @.
16. Treceți de la minuscule la majuscule
Doriți să treceți de la minuscule la majuscule? Iată o formulă simplă pentru ao face.
În câmpul funcțional, tastați doar CAPITAL așa cum se arată în captura de ecran de mai jos.
Și pentru a trece de la majuscule la minuscule, tastați LOWER. În cele din urmă, pentru a pune o majusculă numai pe prima literă, tastați NOMPROPRE.
17. Cum se introduce o valoare începând cu 0
Când o valoare începe cu numărul zero, Excel elimină automat zero.
Această problemă poate fi rezolvată cu ușurință prin adăugarea unui apostrof înainte de primul zero așa cum se arată mai jos.
18. Accelerați introducerea termenilor complicați cu corecția automată
Dacă trebuie să tastați text complicat de mai multe ori pentru a tasta, cel mai bun mod de a face acest lucru este să utilizați caracteristica AutoCorrect.
Această funcție va înlocui automat textul cu textul corect.
Luați, de exemplu, École Polytechnique, care poate fi înlocuită cu un cuvânt mai simplu de tip, cum ar fi Poly. Odată ce funcția este activată, de fiecare dată când tastați Poly, aceasta este corectată în École Polytechnique.
Convenabil, nu-i așa? Pentru a activa această funcție, accesați Fișier -> Opțiuni -> Verificare -> Corecție automată. Apoi completați textul pentru a înlocui cu textul corect așa cum se arată mai jos:
19. Un singur clic pentru a obține calcule automate
Majoritatea oamenilor știu că informații interesante precum Media și Suma pot fi obținute cu ușurință aruncând o privire pe bara de stare din dreapta jos.
Dar știați că puteți face clic dreapta pe această bară pentru a obține o mulțime de alte calcule automate?
Încercați și veți vedea că aveți de ales.
20. Redenumiți o foaie de lucru folosind dublu clic
Are mai multe moduri de a redenumi foile de lucru. Majoritatea oamenilor dau clic dreapta pe el și aleg Redenumire.
Dar asta pierde mult timp. Cel mai bun mod de a face acest lucru este să faceți dublu clic pe fila pe care doriți să o redenumiți și să o redenumiți aici direct.
Uite, sper să vă simțiți un pic mai confortabil cu Excel acum :-)
Rețineți că aceste exemple se bazează pe Microsoft Excel 2010, dar ar trebui să funcționeze și pe Excel 2007, 2013 sau 2016.
De unde să cumpărați Excel ieftin?
Doriți să cumpărați Microsoft Excel ieftin?
Așadar, vă recomand suita Office 365 care include software Excel. O găsiți aici la mai puțin de 65 €.
De asemenea, rețineți că există alternative 100% gratuite. Descoperiți articolul nostru despre acest subiect aici.
Iti place acest truc? Distribuiți-l prietenilor dvs. pe Facebook.
De asemenea, pentru a descoperi:
Cel mai bun 5 software GRATUIT pentru a înlocui pachetul Microsoft Office.
Cum se fac simboluri pe tastatură: secretul dezvăluit în cele din urmă.
